1. Ámbito y alcance de esta política

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece las reglas aplicables al tratamiento de datos personales realizado por CONECTAMOS 8 a través de sus sitios web, formularios, cuentas de usuario, servicios digitales y Micro-SaaS.

La política está diseñada para contemplar el régimen colombiano de protección de datos personales y, cuando resulte aplicable, el Reglamento (UE) 2016/679 — Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) — y las normas complementarias aplicables.

La aplicación concreta de cada régimen dependerá del tratamiento, del contexto, de la ubicación de las personas afectadas y de las actividades efectivamente realizadas por CONECTAMOS 8.

2. Identificación del responsable del tratamiento

Para efectos del RGPD, “responsable del tratamiento” significa la persona u organización que determina los fines y medios del tratamiento. Un proveedor puede actuar como “encargado” cuando procesa datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.

3. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación con CONECTAMOS 8 y de los servicios utilizados, podemos tratar las siguientes categorías:

Datos incluidos en archivos cargados por el usuario

Algunos Micro-SaaS permiten cargar documentos o información que puede contener datos personales de terceras personas. El usuario debe asegurarse de contar con una base jurídica apropiada y de cumplir sus propias obligaciones de información cuando introduzca datos personales de terceros en la plataforma.

En particular, esto puede ocurrir al utilizar el Censurador Automático de Datos Personales, donde un archivo puede contener nombres, identificaciones, teléfonos, correos electrónicos, direcciones, cuentas bancarias, fechas de nacimiento u otros datos personales.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Prestar los servicios contratados.
• Procesar suscripciones y pagos.
• Atender consultas, solicitudes y soporte.
• Generar reportes, documentos y resultados solicitados por el usuario.
• Personalizar determinadas funcionalidades.
• Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y usos indebidos.
• Mantener la seguridad y estabilidad de la plataforma.
• Realizar mantenimiento y mejora técnica.
• Analizar el rendimiento de los servicios.
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales o regulatorias.
• Enviar comunicaciones comerciales cuando exista una base jurídica válida.
• Gestionar consentimientos y preferencias de privacidad.
• Atender reclamaciones y ejercer o defender derechos.

Cuando el tratamiento se realice para varias finalidades, CONECTAMOS 8 procurará identificar de manera clara qué categorías de datos se utilizan para cada finalidad y cuál es la base jurídica correspondiente, de acuerdo con los principios de transparencia del RGPD.

5. Bases jurídicas del tratamiento para usuarios sujetos al RGPD

Cuando el RGPD resulte aplicable, CONECTAMOS 8 determinará la base jurídica correspondiente a cada tratamiento. Entre las bases que pueden resultar aplicables se encuentran:

El consentimiento no se utilizará como base jurídica universal para tratamientos que puedan sustentarse legítimamente en otra base. Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, este podrá retirarse sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada.

6. Tratamiento asociado a los Micro-SaaS

6.1 Mini-CRM / Kanban de leads para WhatsApp

Puede tratar nombres, teléfonos, notas, estados comerciales, etiquetas y otra información que el usuario introduzca sobre prospectos y clientes. El usuario es responsable de determinar la legitimidad de la información que incorpora y de utilizarla de conformidad con la normativa aplicable.

6.2 Gestor de enlaces de venta y analítica

Puede tratar información relacionada con enlaces, campañas, eventos de clic y métricas de rendimiento. Cuando dichas métricas impliquen identificadores personales o tecnologías de seguimiento, podrán resultar aplicables las reglas de consentimiento y cookies correspondientes.

6.3 Cuentas de cobro, cotizaciones y recibos

Puede procesar información de clientes, proveedores, conceptos, importes y datos de contacto introducidos por el usuario.

6.4 Reportes automatizados de marketing

Puede tratar datos procedentes de plataformas de publicidad, analítica web u otras fuentes conectadas por el usuario. Las conexiones con terceros dependerán de las autorizaciones otorgadas por el usuario y de las funcionalidades disponibles en cada momento.

6.5 Auditor de visibilidad en buscadores de IA — AEO/GEO

Puede procesar consultas, contenidos, URLs, resultados y recomendaciones relacionadas con visibilidad en motores de búsqueda y sistemas de inteligencia artificial.

6.6 Diseños web optimizados para AEO/GEO

Puede procesar contenidos, información empresarial, estructuras web, preguntas frecuentes, datos de entidades y otros elementos necesarios para generar recomendaciones o recursos de optimización.

6.7 Censurador Automático de Datos Personales

Permite cargar determinados documentos para identificar y ocultar visualmente información personal. La información procesada puede incluir datos de identificación, contacto, información laboral, financiera u otros datos presentes en el documento.

La existencia de esta funcionalidad no significa que CONECTAMOS 8 necesite conservar indefinidamente los documentos originales. Los periodos reales de almacenamiento y eliminación deberán corresponder con la configuración técnica efectiva del servicio.

7. Tratamiento especial del Censurador Automático de Datos Personales

El Censurador Automático está diseñado para facilitar la identificación y ocultación de determinados datos personales dentro de documentos digitales.

Dependiendo de quién cargue el documento y de las instrucciones proporcionadas, CONECTAMOS 8 podrá actuar como responsable o como encargado del tratamiento. La calificación deberá determinarse según quién decida los fines y medios del tratamiento concreto.

8. Inteligencia artificial y procesamiento automatizado

Algunos servicios pueden incorporar tecnologías de inteligencia artificial, modelos de lenguaje, sistemas de clasificación, extracción de información, generación de contenido o análisis automatizado.

Estas tecnologías pueden utilizarse para generar recomendaciones, analizar contenidos, producir reportes, identificar información dentro de documentos o evaluar determinados aspectos de visibilidad digital.

Los resultados generados automáticamente pueden contener errores, omisiones o interpretaciones incorrectas. El usuario debe revisar los resultados antes de utilizarlos cuando puedan producir consecuencias relevantes.

CONECTAMOS 8 no pretende que los resultados automatizados sustituyan el criterio profesional, jurídico, contable, fiscal, médico o de cualquier otra profesión regulada.

9. Proveedores, encargados y terceros

Para operar los servicios podemos utilizar proveedores tecnológicos que presten servicios de infraestructura, alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, pagos, analítica, seguridad, atención al cliente, inteligencia artificial, generación de documentos u otras funciones.

Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, deberá existir una base contractual o jurídica apropiada y deberán adoptarse las garantías que correspondan al tratamiento. En el marco del RGPD, los encargados deben ofrecer garantías suficientes y actuar bajo instrucciones documentadas del responsable.

La lista concreta de proveedores y subencargados deberá mantenerse actualizada de acuerdo con los servicios realmente utilizados por CONECTAMOS 8.

10. Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos pueden estar ubicados fuera de Colombia, del Espacio Económico Europeo o del país de residencia del usuario. Cuando una transferencia internacional esté sujeta al RGPD, CONECTAMOS 8 aplicará el mecanismo jurídico que corresponda, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía reconocida por la normativa aplicable.

Las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea constituyen uno de los mecanismos previstos para determinadas transferencias internacionales de datos hacia terceros países.

11. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, mientras exista una relación contractual, cuando exista una obligación legal de conservación o mientras sea necesario para ejercer o defender derechos.

Los periodos concretos deberán ajustarse a las obligaciones legales, a la configuración técnica de cada servicio y a las políticas de eliminación y backup efectivamente implementadas.

12. Seguridad de la información

CONECTAMOS 8 implementará medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, destrucción, alteración, divulgación indebida y otros riesgos.

Estas medidas podrán incluir, según el servicio:

• Control de acceso.
• Autenticación.
• Cifrado en tránsito.
• Protección de infraestructura.
• Gestión de permisos.
• Registros técnicos y de seguridad.
• Copias de respaldo.
• Procedimientos de gestión de incidentes.
• Medidas de minimización y eliminación de información.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Por ello, también corresponde al usuario proteger sus credenciales y utilizar medidas razonables de seguridad.

13. Derechos de los titulares y derechos RGPD

Usuarios sujetos a la normativa colombiana

De acuerdo con la normativa colombiana aplicable, los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación de protección de datos personales, incluyendo conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, solicitar la supresión de sus datos o retirar la autorización en los términos legalmente aplicables.

Usuarios sujetos al RGPD

Cuando el RGPD resulte aplicable, el interesado podrá ejercer, según las circunstancias del tratamiento, los siguientes derechos:

• Acceso: conocer si tratamos datos personales y obtener acceso a ellos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos.
• Supresión: solicitar la eliminación cuando proceda.
• Limitación: solicitar la restricción del tratamiento en los supuestos previstos.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos, especialmente cuando se basen en interés legítimo.
• Portabilidad: recibir determinados datos en un formato estructurado y solicitar su transmisión cuando se cumplan los requisitos.
• Retirada del consentimiento: retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él.
• Reclamación: presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos competente.

El ejercicio de estos derechos está sujeto a las condiciones, excepciones y limitaciones previstas por el RGPD y por la legislación aplicable.

14. Procedimiento para solicitudes y reclamaciones

Las solicitudes relacionadas con datos personales pueden enviarse a:

Para proteger la información de los titulares, CONECTAMOS 8 podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante.

Cuando resulte aplicable el RGPD, las solicitudes de derechos serán atendidas dentro de los plazos establecidos por dicho reglamento. Como regla general, el RGPD contempla un plazo de un mes, sujeto a las condiciones y extensiones previstas legalmente.

Cuando una persona considere que sus derechos han sido vulnerados, podrá presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente en su lugar de residencia, lugar de trabajo o lugar de la presunta infracción, cuando corresponda.

15. Menores de edad

Los servicios de CONECTAMOS 8 están dirigidos principalmente a profesionales, empresas, trabajadores independientes y organizaciones.

No solicitamos deliberadamente datos personales de menores para finalidades incompatibles con la legislación aplicable.

Si una persona considera que un menor ha proporcionado datos personales de forma indebida, puede ponerse en contacto con covm@conectamos8.tech.

Cuando resulte aplicable el RGPD a servicios ofrecidos directamente a menores, se tendrán en cuenta las reglas específicas relativas al consentimiento y a la edad establecidas por la legislación aplicable.

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Determinadas funcionalidades pueden utilizar análisis automatizados, inteligencia artificial, clasificación, generación de recomendaciones o procesamiento algorítmico.

El uso de estas tecnologías no significa necesariamente que CONECTAMOS 8 adopte decisiones automatizadas con efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre las personas.

Cuando una funcionalidad concreta implique una decisión exclusivamente automatizada comprendida dentro de las reglas aplicables del RGPD, se proporcionará la información y las garantías que correspondan.

17. Cookies y tecnologías similares

CONECTAMOS 8 utiliza o puede utilizar cookies, almacenamiento local, píxeles, identificadores y tecnologías similares.

Estas tecnologías pueden utilizarse para funciones estrictamente necesarias, preferencias, analítica, seguridad, medición o marketing, según la configuración real del sitio y de los servicios.

Los usuarios pueden consultar la información detallada sobre estas tecnologías en la Política de Cookies.

Para usuarios sujetos al RGPD, las tecnologías no necesarias estarán sujetas al mecanismo de consentimiento que corresponda según la normativa aplicable y la configuración real del sitio.

18. Cambios a esta política

CONECTAMOS 8 podrá actualizar esta política cuando cambien los servicios, las tecnologías utilizadas, las obligaciones legales, los proveedores, las finalidades del tratamiento o las prácticas de privacidad.

Cuando los cambios sean relevantes y la legislación aplicable lo exija, se adoptarán medidas razonables para informar a los usuarios.

La fecha de última actualización aparecerá al comienzo de esta política.

19. Contacto

Para consultas sobre privacidad, ejercicio de derechos, seguridad de la información o tratamiento de datos personales, puede utilizar el correo indicado anteriormente.